Logiciel de gestion des avis pour les utilisateurs de TherapyNotes
Transformez chaque visite TherapyNotes terminée en demandes d'avis automatiques sur Google, Healthgrades et Vitals, sans aucune intervention manuelle.
They love how easy we've made it
How to automatically request reviews after TherapyNotes visits
Reviewflowz automatically sends review requests when you mark visits as completed, process discharges, or finish follow-ups in TherapyNotes. No manual intervention required. Your patients receive email, SMS, or WhatsApp requests directing them to Google, Healthgrades, Vitals, or Zocdoc within minutes of their appointment ending. The system detects these TherapyNotes triggers in real-time and launches the appropriate review request workflow. Set your preferences once during the 15-minute setup, then every qualifying patient encounter generates a review opportunity automatically. This eliminates the common problem of forgetting to ask for reviews or having staff manually track which patients should receive requests.
Which TherapyNotes patients are your practice promoters
When patients leave 5-star reviews, their promoter status automatically appears in their TherapyNotes patient record for future reference. Your clinical team sees exactly which patients are willing advocates during their next appointment. This promoter flag helps you identify the best candidates for referral requests, video testimonials, or case studies that can drive new patient acquisition. Instead of guessing which patients might provide referrals, you have concrete proof of satisfaction built into your existing EHR workflow. The integration works both ways: review data flows into TherapyNotes just as encounter data flows out to trigger review requests, creating a complete feedback loop within your practice management system.
TherapyNotes provider review attribution without patient name-dropping
Reviews automatically connect to the correct provider using your existing TherapyNotes appointment data, eliminating the need for patients to mention names. Most practices ask patients to specifically mention their therapist or psychiatrist, but Google often flags these reviews as suspicious or unnatural. Reviewflowz takes a different approach entirely. Since it already knows from TherapyNotes which provider handled each patient encounter, incoming reviews are automatically attributed to the right clinician without any patient effort. Your reviews read naturally, face fewer removal risks, and still provide detailed per-provider performance metrics. You get clean attribution data while maintaining authentic-sounding patient feedback that search engines trust and potential patients find credible.
TherapyNotes practice review conversion rate tracking
Track your true review performance by dividing total reviews by actual patient encounters from your TherapyNotes system. Raw review counts are meaningless without context. A practice with 200 reviews from 10,000 patient encounters has a 2% conversion rate, while another with 80 reviews from 1,000 encounters achieves 8% conversion. The second practice is significantly outperforming despite lower absolute numbers. Because Reviewflowz connects directly to TherapyNotes, it automatically calculates this crucial metric using your real patient volume data. You see exactly how many encounters generated review requests and what percentage converted to actual reviews, helping you benchmark against the 7.5% average conversion rate across Reviewflowz customers and identify improvement opportunities.
AI review responses for TherapyNotes practices
AI automatically generates professional replies to every review across Google, Healthgrades, Vitals, and 200+ other platforms in your practice's voice. Responding to patient reviews improves local search rankings and builds trust, but most therapists lack time between TherapyNotes documentation and patient care. The AI learns your practice's communication style and generates appropriate responses for both positive feedback and negative reviews. You can review and approve responses before they publish, or enable automatic posting to ensure no review goes unanswered. This is particularly valuable for mental health practices where thoughtful, empathetic responses to patient feedback can demonstrate your clinical approach to prospective patients researching providers online.
How serious are you about your reviews?
Set up in under five minutes. No demo required.
FAQs
Quelles plateformes d'avis sont les plus importantes pour les cabinets TherapyNotes ?
Google Reviews arrive en tête : 87 % des consommateurs utilisent Google pour évaluer les entreprises locales, selon l'enquête BrightLocal Local Consumer Review Survey 2024. Mais les plateformes spécialisées santé comme Healthgrades, Vitals, Zocdoc et WebMD comptent tout autant pour les cabinets de santé mentale. Les patients y cherchent spécifiquement des thérapeutes et des psychiatres, en quête de crédibilité clinique et de validation du prestataire. Ces sites d'avis santé renforcent aussi nettement l'autorité de domaine dans les résultats de recherche médicaux. Reviewflowz surveille toutes les plateformes d'avis essentielles du secteur de la santé, plus de 200 autres, depuis un seul tableau de bord. Votre cabinet TherapyNotes garde ainsi une gestion cohérente de sa réputation sur chaque canal qui influence les décisions des patients et la découverte de prestataires.
Comment calculer mon taux de conversion d'avis pour mon cabinet TherapyNotes ?
Votre taux de conversion d'avis correspond au nombre total d'avis divisé par le nombre total de rencontres avec les patients dans votre système TherapyNotes, et non par les seules demandes d'avis envoyées. Un cabinet totalisant 40 avis pour 2 000 rencontres avec des patients affiche un taux de conversion de 2 %, tandis qu'un cabinet totalisant 25 avis pour 500 rencontres atteint 5 %. Le second cabinet fait bien mieux, malgré un nombre d'avis total plus faible. Comme Reviewflowz s'intègre directement aux données de rendez-vous TherapyNotes, il calcule cette métrique automatiquement, à partir de votre volume réel de patients plutôt que d'estimations. Vous obtenez ainsi l'indicateur de performance qui compte vraiment : la capacité de votre cabinet à convertir les interactions avec les patients en avis en ligne, qui stimulent l'acquisition de nouveaux patients.
Comment TherapyNotes déclenche-t-il les demandes d'avis automatisées ?
Les demandes d'avis s'envoient automatiquement lorsque vous marquez certaines activités comme terminées dans TherapyNotes : visites complétées, sorties de patients traitées ou suivis terminés. Vous configurez, dès la mise en place, les événements TherapyNotes qui doivent déclencher les demandes d'avis. Reviewflowz surveille ensuite ces activités en temps réel. Quand le déclencheur se produit, le système envoie immédiatement au patient, via le canal choisi (email, SMS ou WhatsApp), un message avec des liens vers vos plateformes d'avis préférées. Tout le processus se déroule automatiquement, sans aucune intervention manuelle de votre personnel clinique ou administratif. Vous obtenez ainsi une collecte d'avis cohérente sur toutes les rencontres avec des patients éligibles.
Les cabinets TherapyNotes peuvent-ils envoyer des demandes d'avis via WhatsApp ?
Oui, les demandes d'avis via WhatsApp sont entièrement prises en charge, avec des taux d'ouverture d'environ 98 %, contre environ 20 % pour l'email. Les demandes WhatsApp se déclenchent automatiquement à partir des mêmes événements TherapyNotes que les demandes par email ou SMS : visites complétées, sorties de patients traitées, suivis terminés. Vous choisissez WhatsApp comme canal de communication préféré lors de la configuration, et les patients reçoivent alors les demandes d'avis par WhatsApp plutôt que par email ou SMS. C'est particulièrement efficace pour les cabinets dont la patientèle est diverse et préfère WhatsApp. La tarification varie selon le pays, mais des taux d'engagement nettement plus élevés justifient souvent le surcoût pour les cabinets qui cherchent à maximiser leur collecte d'avis.
Comment fonctionne l'attribution de prestataires avec les données TherapyNotes ?
Les avis s'attribuent automatiquement au bon prestataire grâce aux données de rendez-vous de votre système TherapyNotes, sans que les patients aient besoin de citer un nom. Quand Reviewflowz envoie une demande d'avis après une visite complétée, il sait déjà, grâce à TherapyNotes, quel thérapeute, psychiatre ou clinicien a géré cette rencontre. Quand l'avis du patient apparaît sur Google, Healthgrades ou une autre plateforme, le système le relie automatiquement au bon prestataire dans votre tableau de bord de rapports. Cette approche évite ainsi le problème des avis signalés par Google lorsqu'ils citent le nom d'un membre du personnel, tout en fournissant des analyses de performance détaillées par prestataire. Vos avis restent naturels et authentiques, tout en gardant une attribution précise pour le suivi de performance en interne.
Combien de temps prend la configuration de l'intégration TherapyNotes ?
La configuration prend moins de 15 minutes, sans besoin de support technique ou de développeur. Vous connectez simplement votre compte TherapyNotes, sélectionnez les événements de rendez-vous qui déclenchent les demandes d'avis (visites complétées, sorties de patients traitées, suivis terminés), choisissez votre canal de communication préféré (email, SMS ou WhatsApp), puis définissez les plateformes d'avis à mettre en avant. L'intégration devient opérationnelle immédiatement, et vos premières demandes d'avis automatisées partent le jour même où un événement éligible se produit dans TherapyNotes. Aucune expertise technique requise, aucun long délai de mise en œuvre, aucune perturbation de vos processus cliniques ou de vos parcours de soins existants.
Quel est le coût des demandes d'avis TherapyNotes ?
Les demandes d'avis par email coûtent 5 $ pour 1 000 envois, les demandes par SMS coûtent 5 $ pour 100 envois, et la tarification WhatsApp varie selon le pays. Le tout fonctionne au paiement à l'usage, sans minimum mensuel ni contrat. Pour la plupart des cabinets TherapyNotes, ce coût revient à quelques centimes par avis collecté. Un cabinet envoyant 200 demandes par email par mois paie 1 $, contre 10 $ pour 200 demandes par SMS. Avec le taux de conversion moyen de 7,5 % observé chez les clients Reviewflowz, vous payez en général moins de 1 $ par avis réel obtenu via les demandes par email. Ce modèle de tarification, économique, évolue naturellement avec votre volume de patients et vous permet de tester différents canaux de communication sans engagement à long terme.