Software de gestión de reseñas para usuarios de TherapyNotes
Convierte cada cita completada en TherapyNotes en solicitudes de reseña automáticas en Google, Healthgrades y Vitals, sin trabajo manual.
They love how easy we've made it
How to automatically request reviews after TherapyNotes visits
Reviewflowz automatically sends review requests when you mark visits as completed, process discharges, or finish follow-ups in TherapyNotes. No manual intervention required. Your patients receive email, SMS, or WhatsApp requests directing them to Google, Healthgrades, Vitals, or Zocdoc within minutes of their appointment ending. The system detects these TherapyNotes triggers in real-time and launches the appropriate review request workflow. Set your preferences once during the 15-minute setup, then every qualifying patient encounter generates a review opportunity automatically. This eliminates the common problem of forgetting to ask for reviews or having staff manually track which patients should receive requests.
Which TherapyNotes patients are your practice promoters
When patients leave 5-star reviews, their promoter status automatically appears in their TherapyNotes patient record for future reference. Your clinical team sees exactly which patients are willing advocates during their next appointment. This promoter flag helps you identify the best candidates for referral requests, video testimonials, or case studies that can drive new patient acquisition. Instead of guessing which patients might provide referrals, you have concrete proof of satisfaction built into your existing EHR workflow. The integration works both ways: review data flows into TherapyNotes just as encounter data flows out to trigger review requests, creating a complete feedback loop within your practice management system.
TherapyNotes provider review attribution without patient name-dropping
Reviews automatically connect to the correct provider using your existing TherapyNotes appointment data, eliminating the need for patients to mention names. Most practices ask patients to specifically mention their therapist or psychiatrist, but Google often flags these reviews as suspicious or unnatural. Reviewflowz takes a different approach entirely. Since it already knows from TherapyNotes which provider handled each patient encounter, incoming reviews are automatically attributed to the right clinician without any patient effort. Your reviews read naturally, face fewer removal risks, and still provide detailed per-provider performance metrics. You get clean attribution data while maintaining authentic-sounding patient feedback that search engines trust and potential patients find credible.
TherapyNotes practice review conversion rate tracking
Track your true review performance by dividing total reviews by actual patient encounters from your TherapyNotes system. Raw review counts are meaningless without context. A practice with 200 reviews from 10,000 patient encounters has a 2% conversion rate, while another with 80 reviews from 1,000 encounters achieves 8% conversion. The second practice is significantly outperforming despite lower absolute numbers. Because Reviewflowz connects directly to TherapyNotes, it automatically calculates this crucial metric using your real patient volume data. You see exactly how many encounters generated review requests and what percentage converted to actual reviews, helping you benchmark against the 7.5% average conversion rate across Reviewflowz customers and identify improvement opportunities.
AI review responses for TherapyNotes practices
AI automatically generates professional replies to every review across Google, Healthgrades, Vitals, and 200+ other platforms in your practice's voice. Responding to patient reviews improves local search rankings and builds trust, but most therapists lack time between TherapyNotes documentation and patient care. The AI learns your practice's communication style and generates appropriate responses for both positive feedback and negative reviews. You can review and approve responses before they publish, or enable automatic posting to ensure no review goes unanswered. This is particularly valuable for mental health practices where thoughtful, empathetic responses to patient feedback can demonstrate your clinical approach to prospective patients researching providers online.
How serious are you about your reviews?
Set up in under five minutes. No demo required.
FAQs
¿Qué plataformas de reseñas importan más para los establecimientos de TherapyNotes?
Google Reviews tiene prioridad, porque el 87% de los consumidores usa Google para evaluar negocios locales, según la Encuesta de Reseñas de Consumidores Locales de BrightLocal 2024. Pero las plataformas específicas de salud, como Healthgrades, Vitals, Zocdoc y WebMD, pesan igual para los establecimientos de salud mental. Los pacientes buscan a terapeutas y psiquiatras en estos directorios médicos cuando quieren credibilidad clínica y validación del proveedor. Estos sitios de reseñas de salud también aportan mucho a la autoridad de dominio en los resultados de búsqueda médica. Reviewflowz hace seguimiento de todas las plataformas de reseñas de salud esenciales, y de más de 200 adicionales, desde un único panel. Así, tu establecimiento TherapyNotes mantiene una gestión de reputación coherente en todos los canales que influyen en las decisiones de los pacientes y en cómo encuentran proveedores.
¿Cómo calculo la tasa de conversión de reseñas de mi establecimiento TherapyNotes?
Tu tasa de conversión de reseñas es el total de reseñas dividido entre el total de encuentros con pacientes en tu sistema TherapyNotes, no solo las solicitudes de reseña enviadas. Un establecimiento con 40 reseñas de 2.000 encuentros tiene una tasa de conversión del 2%. Uno con 25 reseñas de 500 encuentros logra un 5%. El segundo establecimiento rinde mucho mejor, aunque tenga menos reseñas en total. Como Reviewflowz se integra directamente con los datos de citas de TherapyNotes, calcula esta métrica automáticamente con el volumen real de pacientes, sin estimaciones. Así obtienes el indicador de desempeño que realmente importa: qué tan bien convierte tu establecimiento las interacciones con pacientes en reseñas online que atraen nuevos pacientes.
¿Cómo activa TherapyNotes las solicitudes automáticas de reseña?
Las solicitudes de reseña se envían automáticamente cuando marcas ciertas actividades como completadas en TherapyNotes: visitas completadas, altas procesadas o seguimientos finalizados. Durante la configuración inicial defines qué eventos de TherapyNotes activan las solicitudes de reseña, y luego Reviewflowz hace seguimiento de estas actividades en tiempo real. Cuando se activa un evento, el sistema envía de inmediato el mensaje al paciente por el canal que elegiste (correo electrónico, SMS o WhatsApp), con enlaces a tus plataformas de reseñas preferidas. Todo esto ocurre sin que tu personal clínico o administrativo tenga que intervenir, así garantizas una recopilación de reseñas constante en todos los encuentros de pacientes que cumplen los requisitos.
¿Pueden los establecimientos de TherapyNotes enviar solicitudes de reseña por WhatsApp?
Sí, las solicitudes de reseña por WhatsApp están totalmente soportadas, con tasas de apertura cercanas al 98%, frente a un 20% aproximado en el correo electrónico. Se activan automáticamente con los mismos eventos de TherapyNotes que el correo electrónico y el SMS: visitas completadas, altas procesadas y seguimientos finalizados. Eliges WhatsApp como tu canal de comunicación preferido durante la configuración, y a partir de ahí los pacientes reciben las solicitudes de reseña por WhatsApp en lugar de correo electrónico o SMS. Esto funciona especialmente bien en establecimientos con pacientes de perfiles diversos que prefieren comunicarse por WhatsApp. El precio varía según el país, pero la interacción, mucho más alta, suele justificar la diferencia de coste si tu objetivo es maximizar la recopilación de reseñas.
¿Cómo funciona la atribución de proveedores con los datos de TherapyNotes?
Las reseñas se atribuyen automáticamente al proveedor correcto con los datos de citas de tu sistema TherapyNotes, sin que el paciente tenga que mencionar ningún nombre. Cuando Reviewflowz envía una solicitud de reseña tras una visita completada, ya sabe por TherapyNotes qué terapeuta, psiquiatra o clínico atendió ese encuentro. Cuando la reseña del paciente aparece en Google, Healthgrades u otras plataformas, el sistema la vincula automáticamente con el proveedor correspondiente en tu panel de informes. Así evitas que Google marque reseñas que mencionan nombres de personal, y aun así obtienes un análisis detallado del desempeño por proveedor. Tus reseñas se ven naturales y auténticas, y mantienes una atribución precisa para el seguimiento interno del desempeño.
¿Cuánto tiempo tarda la configuración de la integración de TherapyNotes?
La configuración se completa en menos de 15 minutos, sin necesitar soporte de desarrolladores ni de TI. Solo tienes que conectar tu cuenta de TherapyNotes, elegir qué eventos de citas activan las solicitudes de reseña (visitas completadas, altas procesadas, seguimientos finalizados), seleccionar tu canal de comunicación preferido (correo electrónico, SMS o WhatsApp) y decidir qué plataformas de reseñas quieres promover. La integración se activa al instante, y tus primeras solicitudes automáticas de reseña se envían el mismo día en que ocurren los eventos correspondientes en TherapyNotes. No necesitas conocimientos técnicos, no hay un proceso de implementación largo y no interrumpes tus flujos de trabajo clínicos ni la atención a tus pacientes.
¿Cuánto cuesta enviar solicitudes de reseña con TherapyNotes?
Las solicitudes de reseña por correo electrónico cuestan $5 por cada 1.000 envíos, las de SMS cuestan $5 por cada 100 envíos, y el precio de WhatsApp varía según el país. Todo funciona con pago por uso, sin mínimos mensuales ni contratos. Para la mayoría de los establecimientos de TherapyNotes, esto equivale a apenas centavos por reseña conseguida. Un establecimiento que envía 200 solicitudes por correo electrónico al mes paga $1, mientras que 200 solicitudes por SMS cuestan $10. Con la tasa media de conversión del 7,5% entre los clientes de Reviewflowz, normalmente pagas menos de $1 por cada reseña real que consigues con solicitudes por correo electrónico. Este modelo de precios es rentable, escala con tu volumen de pacientes y te permite probar distintos canales de comunicación sin compromisos a largo plazo.