La presente Informativa sulla privacy descrive come REVIEWFLOWZ SAS, una società per azioni semplificata francese registrata con SIREN 928798891, con sede legale in 870 chemin du vallon des mourgues, 13090 Aix-en-Provence, Francia ("Reviewflowz", "noi", "nostri"), raccoglie, utilizza, conserva e protegge i tuoi dati personali quando utilizzi la nostra piattaforma e i nostri servizi.

Reviewflowz è il titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Informativa sulla privacy. Per i dati trattati per conto dei nostri clienti (Dati del cliente), agiamo come responsabile del trattamento. Consulta la Sezione 7 di seguito.

Per qualsiasi domanda relativa a questa Informativa sulla privacy o per esercitare i tuoi diritti, contattaci a hello@reviewflowz.com.

1. Dati che raccogliamo

1.1 Dati dell'account

Quando crei un account, raccogliamo:

Il tuo nome e indirizzo email
Il nome della tua attività
La tua password (conservata in forma crittografata)
Informazioni di fatturazione (elaborate da Stripe; non conserviamo i dettagli completi della carta)

Se ti registri o accedi tramite un provider di terze parti (Slack, Google), riceviamo il tuo nome, indirizzo email e foto del profilo da quel provider.

1.2 Dati di utilizzo del servizio

Raccogliamo automaticamente dati su come tu e i tuoi utenti interagite con la piattaforma, tra cui:

Registrazioni delle sessioni utente (inclusi clic, scorrimenti, navigazione nelle pagine e interazioni con i moduli)
Modalità di utilizzo delle funzionalità
Comportamento di navigazione
Metriche di prestazione della piattaforma
Indirizzi IP, tipo di browser, tipo di dispositivo, sistema operativo
URL di provenienza e pagine visitate

I Dati di utilizzo del servizio possono includere informazioni identificabili come il tuo nome, indirizzo email e dettagli dell'account. Usiamo questi dati per monitorare, migliorare e ottimizzare i Servizi, diagnosticare problemi e orientare lo sviluppo dei prodotti. Raccogliamo i Dati di utilizzo del servizio tramite PostHog (ospitato nell'UE).

1.3 Dati del cliente

Quando utilizzi Reviewflowz, tu e i tuoi utenti potete caricare o configurare dati, tra cui:

Informazioni di elenco dell'attività e credenziali della piattaforma di recensioni
Modelli di risposta alle recensioni e impostazioni di configurazione dell'IA
Informazioni di contatto per i destinatari delle richieste di recensione (indirizzi email, numeri di telefono, nomi)

Trattiamo i Dati del cliente esclusivamente per tuo conto come responsabile del trattamento. Consulta la Sezione 7 per i dettagli.

1.4 Dati di recensioni di terze parti

I Servizi raccolgono recensioni, valutazioni, commenti, nomi dei recensori, informazioni del profilo e metadati associati da piattaforme di terze parti (come Google, Trustpilot, App Store, Google Play e altri) per tuo conto. Questi dati possono includere dati personali di recensori di terze parti (nomi, foto del profilo, contenuti delle recensioni). Trattiamo questi dati per tuo conto come responsabile del trattamento e su tua istruzione.

1.5 Dati di supporto

Quando ci contatti tramite Intercom o email, raccogliamo il contenuto dei tuoi messaggi, il tuo indirizzo email e gli allegati che fornisci.

1.6 Cookie e tecnologie di tracciamento

Consulta la Sezione 5 di seguito per la nostra informativa completa sui cookie.

2. Come utilizziamo i tuoi dati

Usiamo i tuoi dati personali per le finalità seguenti, con la relativa base giuridica ai sensi del GDPR:

Esecuzione del contratto (Articolo 6(1)(b) GDPR)

Fornitura e mantenimento dei Servizi
Gestione del tuo account e autenticazione
Elaborazione dei pagamenti e della fatturazione
Invio di comunicazioni transazionali (conferme dell'account, fatture, notifiche di servizio)
Possibilità di esportare i Dati del cliente al termine del contratto

Interesse legittimo (Articolo 6(1)(f) GDPR)

Monitoraggio e miglioramento dei Servizi tramite registrazioni delle sessioni e analisi di utilizzo
Diagnosi di problemi e garanzia della stabilità della piattaforma
Orientamento dello sviluppo dei prodotti in base alle modalità di utilizzo delle funzionalità
Rilevamento e prevenzione di frodi, abusi e incidenti di sicurezza
Invio di informazioni sugli aggiornamenti dei prodotti, sulle nuove funzionalità e sulle modifiche ai servizi legate al tuo abbonamento
Utilizzo del nome e del logo della tua attività nei materiali di marketing (puoi rinunciare in qualsiasi momento)
Uso di cookie di analisi e pubblicità per migliorare i Servizi e misurare l'efficacia della pubblicità

Obbligo legale (Articolo 6(1)(c) GDPR)

Conformità ai requisiti fiscali, contabili e normativi applicabili
Risposta a richieste legittime da parte delle autorità pubbliche

Consenso (Articolo 6(1)(a) GDPR)

Invio di comunicazioni di marketing non correlate al tuo abbonamento attuale (se applicabile)

Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento senza influire sulla liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

3. Come condividiamo i tuoi dati

Non vendiamo i tuoi dati personali. Condividiamo i dati personali solo nelle seguenti circostanze:

Con i nostri sub-responsabili del trattamento, come elencato nella Sezione 4, per fornire e supportare i Servizi.
Con i fornitori di servizi di pagamento (Stripe), per elaborare i tuoi pagamenti. Non conserviamo i dettagli completi della carta.
Con i fornitori di servizi IA, quando usi le funzioni basate sull'IA. I dati delle recensioni e le impostazioni di configurazione vengono trasmessi a fornitori IA terzi per l'elaborazione. I dati personali dell'account, come nome, email e informazioni di fatturazione, non vengono condivisi con i fornitori IA.
In caso di operazioni straordinarie (fusione, acquisizione o cessione di attività aziendali), i tuoi dati possono essere trasferiti alla società acquirente. Ti avviseremo prima che i tuoi dati siano soggetti a un'informativa sulla privacy diversa.
Per rispettare la legge, quando siamo obbligati a divulgare dati in base alla normativa, a un'ordinanza del tribunale o a una richiesta legittima di un'autorità pubblica.
Per tutelare i nostri diritti, quando necessario per far rispettare i nostri Termini di servizio, proteggere la nostra proprietà o garantire la sicurezza dei nostri utenti o del pubblico.

4. Sub-responsabili del trattamento

Usiamo i seguenti sub-responsabili del trattamento per fornire i Servizi. Tutti i sub-responsabili che trattano dati personali hanno sede nell'UE, oppure trattano i dati all'interno dell'UE:

Heroku Shield (Salesforce) - Hosting dell'applicazione, database - UE (Dublino)
PostHog - Analisi, registrazioni delle sessioni - UE
Brevo - Email transazionale (notifiche dell'account) - UE
SendGrid (Twilio) - Email transazionale (richieste di recensione per conto dei clienti) - UE
Stripe - Elaborazione dei pagamenti - UE, con dati replicati negli USA secondo i Contratti tipo internazionali
Intercom - Supporto clienti e centro assistenza - UE/USA (solo email dell'utente; vedere nota)
OpenAI (OpenAI Ireland Ltd) - Generazione di risposte alle recensioni basata su IA e analisi semantica delle recensioni - USA (dati trattati secondo l'Addendum per il trattamento dei dati con Contratti tipo internazionali; i dati dell'API vengono conservati per un massimo di 30 giorni)
Anthropic - Generazione di risposte alle recensioni basata su IA e analisi semantica delle recensioni - USA (dati trattati secondo l'Addendum per il trattamento dei dati con Contratti tipo internazionali)

Nota su Intercom: Intercom tratta gli indirizzi email degli utenti per fornire il supporto in-app. Intercom può trasferire dati negli USA in base ai Contratti tipo internazionali. Non condividiamo altri dati personali con Intercom.

Nota sui provider IA: Quando usi le funzioni basate sull'IA, i dati delle recensioni e le tue impostazioni di configurazione vengono trasmessi a fornitori IA terzi per l'elaborazione. Questi fornitori trattano i dati come sub-responsabili, secondo le nostre istruzioni. Il loro trattamento si limita a generare l'output richiesto: non conservano i tuoi dati per scopi propri.

Potremmo aggiornare questo elenco periodicamente. Ti comunicheremo eventuali cambiamenti sostanziali ai sub-responsabili del trattamento tramite email o con un avviso nei Servizi.

5. Cookie e tecnologie di tracciamento

Usiamo cookie e tecnologie simili sul nostro sito e sulla piattaforma.

Cookie strettamente necessari

Questi cookie sono essenziali per il funzionamento della piattaforma. Gestiscono l'autenticazione, la gestione delle sessioni e la sicurezza. Sono sempre attivi.

Cookie di analisi

Usiamo PostHog (ospitato nell'UE) per analizzare e registrare le sessioni degli utenti. Questi cookie ci aiutano a capire come gli utenti usano la piattaforma, a diagnosticare problemi e a migliorare i Servizi.

Cookie di pubblicità

Usiamo i cookie di Google Ads e LinkedIn Ads per misurare l'efficacia delle nostre campagne pubblicitarie e per mostrare annunci pertinenti ai visitatori su altre piattaforme.

Cookie di supporto

Intercom installa cookie per offrire la messaggistica in-app e il supporto.

Per ulteriori informazioni sui cookie e su come gestirli o eliminarli nel tuo browser, visita www.allaboutcookies.org.

6. Conservazione dei dati

Conserviamo i tuoi dati per i seguenti periodi:

Dati dell'account (nome, email, attività) - Conservati per tutta la durata del tuo account. Dopo la fine dell'abbonamento, l'account resta attivo in modalità prova gratuita. Viene cancellato entro 30 giorni dalla richiesta di eliminazione.
Dati del cliente (elenchi, configurazioni, dati delle recensioni) - Conservati per tutta la durata del tuo account. Restano disponibili per l'esportazione per 30 giorni dopo l'eliminazione dell'account, poi vengono eliminati in modo permanente.
Registrazioni delle sessioni (PostHog) - 90 giorni
Log delle email transazionali (Brevo, SendGrid) - Conservati a tempo indeterminato, per tracciare le consegne e risolvere eventuali problemi
Conversazioni di supporto (Intercom) - Conservate a tempo indeterminato, salvo richiesta di eliminazione
Dati di fatturazione (Stripe) - Conservati secondo le normative fiscali e contabili applicabili (minimo 10 anni secondo la legge francese)
Log dei server - Conservati da Heroku secondo le rispettive politiche di conservazione dei dati

Puoi chiedere l'eliminazione del tuo account e dei tuoi dati personali in qualsiasi momento scrivendoci a hello@reviewflowz.com. Gestiremo la tua richiesta entro 30 giorni. Alcuni dati potrebbero essere conservati se richiesto dalla legge.

7. Trattamento per conto dei clienti (ruolo di responsabile del trattamento)

Quando usi Reviewflowz, puoi istruirci a trattare dati personali per tuo conto: ad esempio nomi dei recensori e informazioni di profilo nei Dati di recensioni di terze parti, oppure indirizzi email e numeri di telefono dei destinatari delle richieste di recensione. In questo contesto:

Tu sei il titolare del trattamento e devi assicurarti di avere una base giuridica per trattare i dati che ci fornisci o che ci istruisci di raccogliere.
Noi siamo il responsabile del trattamento e trattiamo questi dati solo secondo le tue istruzioni, per fornirti i Servizi.

Le nostre attività di trattamento in qualità di responsabile del trattamento sono disciplinate dal nostro Addendum per il trattamento dei dati (DPA), disponibile su richiesta. Per i clienti Enterprise con un Accordo di servizi SaaS firmato, il DPA è allegato a tale accordo.

Se invii richieste di recensione tramite i Servizi (email, SMS o WhatsApp), devi assicurarti di avere il consenso adeguato o un'altra base giuridica per contattare quelle persone. Usiamo le loro informazioni di contatto solo per inviare la richiesta di recensione per tuo conto, e per nessun altro scopo.

8. Trasferimenti internazionali di dati

I tuoi dati personali vengono archiviati ed elaborati all'interno dell'Unione europea. La nostra infrastruttura primaria è ospitata nell'UE (Dublino).

Di norma non trasferiamo dati personali fuori dall'UE. Quando un sub-responsabile del trattamento può trattare dati fuori dall'UE (consulta la Sezione 4), garantiamo che siano in atto le tutele appropriate, tra cui i Contratti tipo internazionali approvati dalla Commissione europea.

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali, tra cui:

Crittografia dei dati in transito (TLS) e a riposo
Controlli di accesso basati sui ruoli e autenticazione sicura
Monitoraggio regolare della sicurezza e procedure di risposta agli incidenti
Archiviazione di password crittografate

Nessun metodo di trasmissione via Internet o di archiviazione elettronica è sicuro al 100%. Adottiamo misure ragionevoli per proteggere i tuoi dati, ma non possiamo garantire una sicurezza assoluta. Se noti un problema di sicurezza, contattaci subito a hello@reviewflowz.com.

10. I tuoi diritti ai sensi del GDPR

Se ti trovi nello Spazio economico europeo (SEE), hai i seguenti diritti sui tuoi dati personali:

Diritto di accesso - Puoi chiedere una copia dei dati personali che deteniamo su di te.
Diritto di rettifica - Puoi chiederci di correggere dati personali inesatti o incompleti.
Diritto all'oblio - Puoi chiederci di cancellare i tuoi dati personali, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Diritto di limitare il trattamento - Puoi chiederci di limitare il trattamento dei tuoi dati personali in determinate circostanze.
Diritto alla portabilità dei dati - Puoi chiedere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
Diritto di opposizione - Puoi opporti al trattamento basato su interesse legittimo, incluso per scopi di marketing diretto.
Diritto di revocare il consenso - Quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento.

Per esercitare uno di questi diritti, scrivici a hello@reviewflowz.com. Risponderemo entro 30 giorni. Se abbiamo bisogno di più tempo (fino a 60 giorni aggiuntivi per richieste complesse), te lo comunicheremo entro il periodo iniziale di 30 giorni.

Se non sei soddisfatto della nostra risposta, hai il diritto di presentare un reclamo presso la tua autorità locale di protezione dei dati.

11. Processi decisionali automatizzati

Non adottiamo processi decisionali automatizzati né attività di profilazione che producano effetti legali o effetti analogamente significativi sulle persone (ai sensi dell'articolo 22 del GDPR). Le nostre funzioni basate su IA possono generare e pubblicare automaticamente risposte alle recensioni in base alle regole configurate dal cliente. Questo non costituisce un processo decisionale automatizzato ai sensi del GDPR, perché non produce effetti legali né effetti analogamente significativi su alcuna persona.

12. Privacy dei minori

I Servizi sono destinati a un uso aziendale e non si rivolgono a persone di età inferiore ai 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali da minori di 18 anni. Se scopriamo di aver raccolto dati personali di un minore, li elimineremo tempestivamente. Se ritieni che un minore ci abbia fornito dati personali, contattaci a hello@reviewflowz.com.

13. Modifiche a questa Informativa sulla privacy

Potremmo aggiornare periodicamente questa Informativa sulla privacy. Ti segnaleremo eventuali cambiamenti sostanziali aggiornando la data "Ultimo aggiornamento" in cima a questa pagina e, per le modifiche più rilevanti, con un'email o un avviso ben visibile nei Servizi. Se continui a usare i Servizi dopo queste modifiche, accetti l'Informativa sulla privacy aggiornata.

14. Contatti

Per qualsiasi domanda su questa Informativa sulla privacy, per esercitare i tuoi diritti sui dati o per segnalarci un problema di privacy, scrivici a:

REVIEWFLOWZ SAS

‍870 chemin du vallon des mourgues, 13090 Aix-en-Provence, Francia

Email: hello@reviewflowz.com

Non abbiamo un Responsabile della protezione dei dati, perché non siamo obbligati a designarne uno ai sensi dell'articolo 37 del GDPR (abbiamo meno di 250 dipendenti e non trattiamo su larga scala categorie particolari di dati, né effettuiamo un monitoraggio sistematico delle persone). Tutte le richieste relative alla privacy sono gestite direttamente dal management dell'azienda.